Was wir oft gefragt werden…

1. Wie wichtig ist das Zeugnis überhaupt für die berufliche Entwicklung?
2. Was ist eigentlich der Unterschied zwischen einem „einfachen“ und einem „qualifizierten“ Zeugnis?
3. Was hat es mit der „Wahrheitspflicht“ auf sich?
4. Was versteht man unter „Wohlwollenspflicht“?
5. Wer hat überhaupt einen Anspruch auf ein Zeugnis?
6. Zu welchem Zeitpunkt muss mir der Arbeitgeber ein Zeugnis ausstellen? Wie lange muss ich hierfür angestellt gewesen sein?
7. Wie lange besteht mein Anspruch auf ein Zeugnis nach meinem Ausscheiden? Gibt es hierfür bestimmte Fristen, die ich wahren muss?
8. Wie lange muss ich auf mein Zeugnis warten?
9. Unter welchen Voraussetzungen habe ich Anspruch auf ein Zwischenzeugnis?
10. Was muss in einem Zeugnis enthalten sein?
11. Was hat es mit der sog. „Zeugnissprache“ auf sich? Gibt es wirklich einen „Geheimcode“?
12. Sind auffällige Zeichen, wie z.B. Anführungszeichen, zulässig?
13. Welche Formulierung steht für welche Benotung?
14. Wer muss das Zeugnis unterschreiben?
15. Mein Zeugnis wurde in der Mitte geknickt, damit es in den Briefumschlag passt. Ist das zulässig?
16. Ich war längere Zeit krank. Darf das in meinem Zeugnis stehen?
17. Kann ich verlangen, dass Beendigungsgründe im Zeugnis nicht genannt werden?
18. In meinem Zeugnis fehlen Zukunftswünsche. Ist das zulässig?
19. In meinem Zeugnis fehlt eine Dankes- und Bedauernsformel. Ist das zulässig?
20. Ich habe gehört, dass die Aufgabenbeschreibung nicht zu lang sein sollte. Stimmt das?
21. Ist es wichtig, dass mein gesamter beruflicher Werdegang im Unternehmen beschrieben wird, oder reicht das Nennen meiner letzten Aufgabe?
22. Wie viele Seiten sollte ein Zeugnis umfassen?
23. In meinem Zeugnis ist ein Rechtschreibfehler. Kann ich das korrigieren lassen?
24. Was mache ich, wenn das Zeugnis aus meiner Sicht zu schlecht ist?
25. Mein Arbeitgeber ist insolvent. Wer kümmert sich jetzt um das Zeugnis?
26. Ich war in Elternzeit. Darf das in meinem Zeugnis stehen?
27. Ich möchte mich im Rahmen eines Kündigungsschutzprozesses mit meinem Arbeitgeber gerichtlich vergleichen. Worauf muss ich bezüglich des Zeugnisses achten?
28. Ich möchte mit meinem Arbeitgeber einen Aufhebungsvertrag schließen. Worauf muss ich bezüglich des Zeugnisses achten?
29. Darf ein potentieller zukünftiger Arbeitgeber meinen ehemaligen Arbeitgeber anrufen, um neben dem Zeugnis Informationen über mich zu erhalten?

1. Wie wichtig ist das Zeugnis überhaupt für die berufliche Entwicklung?

Das Arbeitszeugnis ist in Deutschland ein elementarer Bestandteil der Bewerbungsunterlagen. Personalverantwortliche schauen sich die Zeugnisse sehr genau an, um ihre Auswahl zu treffen. In Umfragen bei Unternehmen antworteten mehr als 50 Prozent der Personalverantwortlichen, dass die Bedeutung von Zeugnissen zur Personalauswahl von Tarifangestellten groß oder sehr groß ist. Mehr als 70 Prozent der Unternehmen machten diese Angaben bei der Auswahl von Leitenden Angestellten. Bewerber sollten folglich großen Wert auf ein gutes Arbeitszeugnis legen. Schon deshalb, um bei Bewerbungen nicht auf dem „falschen Stapel“ zu landen. Ein gutes, professionell geschriebenes Arbeitszeugnis ist bares Geld wert, da es die berufliche Entwicklung und damit auch die Gehaltsentwicklung zwingend mitbestimmt.

2. Was ist eigentlich der Unterschied zwischen einem „einfachen“ und einem „qualifizierten“ Zeugnis?

Nach den gesetzlichen Regelungen (siehe Vorschriften) kann ein Arbeitnehmer ein Zeugnis über „Art und Dauer“ der Tätigkeit verlangen: Das ist das „einfache Zeugnis“. Auf sein Verlangen muss der Arbeitgeber das Zeugnis auch auf „Leistung und Verhalten/Führung ausweiten und ein sogenanntes „qualifiziertes Zeugnis“ ausstellen. Auszubildenden ist bei Beendigung oder Abbruch der Ausbildung – und zwar unaufgefordert – ein Zeugnis auszustellen über Art, Dauer und Ziel der Ausbildung sowie über die erworbenen Fertigkeiten und Kenntnisse („einfaches Zeugnis“). Auch hier ist das Zeugnis, auf Verlangen, auszuweiten auf Führung, Leistung und besondere fachliche Fähigkeiten („qualifiziertes Zeugnis“). Bei Tarifangestellten und Leitenden Mitarbeitern werden in über 90 Prozent der Fälle qualifizierte Zeugnisse ausgestellt.

3. Was hat es mit der „Wahrheitspflicht“ auf sich?

Die „Wahrheitspflicht“, als oberster Grundsatz der Zeugniserstellung, bedeutet insbesondere, dass der Arbeitgeber die Leistung des Mitarbeiters möglichst realitätsnah bewerten muss. Er darf ihn also nicht besser oder schlechter darstellen, als er wirklich war oder ist. Dies folgt schon aus der Funktion eines Zeugnisses als Informationsquelle für die Personalauswahl. Sowohl der Arbeitnehmer selbst als auch der (künftige) Arbeitgeber muss sich ein Bild von den Arbeitnehmerqualitäten machen können. Daher muss das Zeugnis für den Arbeitnehmer verständlich und seine Aussage auch für Dritte klar erkenntlich sein. Weiter muss es die Unterschiede zwischen den verschiedenen Arbeitnehmern wiedergeben (sog. „Individualitätsgrundsatz“). Denn wenn alle Mitarbeiter gleich beurteilt würden, verlöre das Zeugnis seine Aussagekraft.

4. Was versteht man unter „Wohlwollenspflicht“?

Trotz der „Wahrheitspflicht“ besteht keineswegs die Pflicht zu „rücksichtsloser Offenheit“. Der Arbeitgeber hat immer auch seine Fürsorgepflicht dem Beschäftigten gegenüber zu beachten. Und das auch nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Oder, wie es der Bundesgerichtshof ausgedrückt hat: Der Arbeitgeber muss das Zeugnis mit „verständigem Wohlwollen“ ausstellen, um dem Arbeitnehmer das weitere Fortkommen auf dem Arbeitsmarkt nicht unnötig zu erschweren. Da die „Wohlwollenspflicht“ oft mit der „Wahrheitspflicht“ kollidiert, haben sich in der Praxis verschiedene Zeugnistechniken und Formulierungen („Zeugnissprache“) entwickelt, um beiden Pflichten gerecht zu werden.

5. Wer hat überhaupt einen Anspruch auf ein Zeugnis?

Vereinfacht ausgedrückt, kann man sagen: jeder abhängig Beschäftigte. Also auch Teilzeitbeschäftigte, geringfügig Beschäftigte, in Probearbeitsverhältnissen Stehende, zur Berufsbildung Beschäftigte, befristet Beschäftigte, studentische Mitarbeiter, Praktikanten, Aushilfskräfte, in Heimarbeit Beschäftigte sowie Arbeitnehmer in Leiharbeitsverhältnissen. Ebenso Vorstände, Geschäftsführer und Leitende Angestellte.

6. Zu welchem Zeitpunkt muss mir der Arbeitgeber ein Zeugnis ausstellen? Wie lange muss ich hierfür angestellt gewesen sein?

Die rechtliche Formulierung „bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses“ bedeutet „aus Anlass der Beendigung“. Schließlich benötigt der Arbeitnehmer ein Zeugnis („vorläufiges Zeugnis“) zur Suche eines neuen Arbeitsplatzes. Ein Anspruch entsteht also schon mit dem Kündigungszeitpunkt. Dies gilt auch für den Fall einer Kündigungsschutzklage, wenn also noch geklärt werden muss, ob die Kündigung rechtmäßig ist. Für Beschäftigte im Öffentlichen Dienst ergibt sich der Zeitpunkt aus dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (siehe Vorschriften). Befristet Beschäftigten muss das Zeugnis eine angemessene Zeit vor Beschäftigungsende ausgestellt werden. Bei einer fristlosen Kündigung ist das Zeugnis „unverzüglich“ auszustellen; normalerweise innerhalb weniger Tage. Die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses spielt für die Entstehung des Anspruches keine Rolle.

7. Wie lange besteht mein Anspruch auf ein Zeugnis nach meinem Ausscheiden? Gibt es hierfür bestimmte Fristen, die ich wahren muss?

Zeugnisansprüche unterliegen der allgemeinen Verjährung, welche, gem. §195 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), drei Jahre beträgt. Es können jedoch tarifvertraglich oder einzelvertraglich andere Fristen gelten. Voraussetzung für das Ausstellen eines Zeugnisses ist, dass der Arbeitgeber dies überhaupt noch tun kann. Dazu muss er sich noch an die Leistungen des Beschäftigten erinnern können oder es müssen zumindest noch Unterlagen existieren, aus denen entsprechendes zu entnehmen ist. Daher nimmt man an, dass der Anspruch verwirkt wird, wenn man ihn längere Zeit nicht geltend macht. Es ist empfehlenswert, den Anspruch auf ein Arbeitszeugnis möglichst schnell geltend zu machen.

8. Wie lange muss ich auf mein Zeugnis warten?

Grundsätzlich hat der Arbeitgeber das Zeugnis unverzüglich nach Entstehen des Zeugnisanspruchs auszustellen. Also üblicherweise innerhalb weniger Tage.

9. Unter welchen Voraussetzungen habe ich Anspruch auf ein Zwischenzeugnis?

Oftmals besteht ein Anspruch auf ein Zwischenzeugnis nach einem Tarifvertrag. Aber auch ohne eine solche Regelung kann der Beschäftigte ein Zwischenzeugnis verlangen, wenn sein Wunsch als ein berechtigtes Anliegen erscheint. Er muss also einen „triftigen Grund“ haben. Ein solcher kann beispielsweise sein: Wechsel des Vorgesetzten, Stellen- oder Aufgabenwechsel, Betriebsübergang, Insolvenz, Stellensuche, Vorlage bei Behörden, Versetzung, Beförderung, Elternzeit, Auslandsentsendung, Freistellung oder ein bevorstehendes Ausbildungsende. In den meisten Fällen wird ein Arbeitgeber auch ohne triftigen Grund ein Zwischenzeugnis ausstellen. Hierbei ist es zweckmäßig, dem Arbeitgeber einen eigenen Zeugnisentwurf vorzulegen. Arbeitgeber sind erfahrungsgemäß dankbar, wenn ihnen so Arbeit abgenommen wird, und übernehmen häufig vorgeschlagene Formulierungen.

10. Was muss in einem Zeugnis enthalten sein?

Ein qualifiziertes Zeugnis darf nichts auslassen, was der Leser üblicherweise erwartet. Für ein qualifiziertes Zeugnis gelten folgende Hauptkomponenten als üblich: Eingangssatz, Positions- und Aufgabenbeschreibung, Leistungs- und Erfolgsbeurteilung (Arbeitsbereitschaft, Arbeitsbefähigung, Wissen- und Weiterbildung, Arbeitsweise, Arbeitserfolg), Beurteilung des Sozialverhaltens (Verhalten gegenüber anderen und Sozialkompetenz) und Abschlussformulierungen (Beendigungsformel, Dankes- und Bedauernsformel, Zukunftswünsche).

11. Was hat es mit der sog. „Zeugnissprache“ auf sich? Gibt es wirklich einen „Geheimcode“?

Bedingt durch das rechtliche Spannungsverhältnis zwischen „Wahrheitspflicht“ auf der einen und „Wohlwollenspflicht“ auf der anderen Seite, hat sich eine bestimmte Art und Weise herausgebildet, Zeugnisse zu schreiben. Dadurch können auch nicht so gute Beurteilungen („Wahrheitspflicht“) in einem guten Licht erscheinen („Wohlwollenspflicht“). Anders, als oftmals vermutet, gibt es aber keine allgemeingültige, feste „Zeugnissprache“. Vielmehr sind Formulierungen immer im Zusammenhang des gesamten Zeugnisses zu sehen. Nur der erfahrene Leser wird auf Anhieb sehen, ob es sich um ein „gutes“ oder ein „schlechtes“ Zeugnis handelt oder ob es von einer kundigen Person geschrieben wurde oder von einem Laien. Abhängig davon wird auch nur ein solcher Leser den Informationswert korrekt einzuschätzen wissen und die richtigen Schlüsse daraus ziehen. Insbesondere Unternehmen ohne fachkundige Personalabteilung stellen ihren Mitarbeitern häufig – oftmals ungewollt – ein unzulängliches Zeugnis aus (sog. „Dilettantenzeugnis“). Grundsätzlich gilt, dass es rechtlich unzulässig ist, Zeugnisse mit Merkmalen zu versehen, die den Arbeitnehmer in einer aus dem Wortlaut des Zeugnisses nicht ersichtlichen Weise („Geheimcode“) zu kennzeichnen.

12. Sind auffällige Zeichen, wie z.B. Anführungszeichen, zulässig?

Grundsätzlich ist es nicht zulässig, irgendwelche auffälligen Zeichen oder Geheimmerkmale in das Zeugnis einzubringen. Dies folgt sowohl aus der Wahrheitspflicht als auch unmittelbar aus § 109 Gewerbeordnung.

13. Welche Formulierung steht für welche Benotung?

Eine beispielhafte Benotungsskala finden Sie unter dem Punkt Zufriedenheitsformel.

14. Wer muss das Zeugnis unterschreiben?

Das Zeugnis muss von einem in der Arbeitshierarchie Höherstehenden unterschrieben werden, also z.B. einem Mitglied der Geschäftsführung. Außerdem muss es jemand unterschreiben oder zumindest mitunterschreiben, der den Arbeitnehmer real beurteilen kann, also beispielsweise der unmittelbare Vorgesetzte. Lässt der Arbeitgeber das Zeugnis von einem Vertreter unterzeichnen, so muss die Vertretungsmacht des Unterschreibenden im Zeugnis zum Ausdruck kommen, also z.B. „ppa.“ bei Prokuristen. Grundsätzlich gilt die Personalleitung als ermächtigt, ein Zeugnis zu unterschreiben.

15. Mein Zeugnis wurde in der Mitte geknickt, damit es in den Briefumschlag passt. Ist das zulässig?

Ja. Anders als früher sagt die Rechtsprechung heute, dass es zulässig ist, das Zeugnis zu knicken, solange das Originalzeugnis fotokopierbar ist und die Knicke im Zeugnisbogen sich nicht auf den Kopien abzeichnen.

16. Ich war längere Zeit krank. Darf das in meinem Zeugnis stehen?

Der Arbeitgeber muss das Verhältnis zwischen der Länge der Krankheit und der Länge der Beschäftigung beachten. Nur in den seltensten Fällen dürfen lange Krankheitszeiten in einem Zeugnis erwähnt werden. Sie müssen schon außergewöhnlich lang sein. So ist z.B. das Sächsische Landesarbeitsgericht der Meinung, dass die Fehlzeit durch Krankheit erst dann erwähnt werden darf, wenn sie etwa die Hälfte der gesamten Beschäftigungszeit ausmacht. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass die Aufnahme von Krankheitszeiten in das Zeugnis (auch bei häufigen Kurzerkrankungen) fast nie erlaubt ist.

17. Kann ich verlangen, dass Beendigungsgründe im Zeugnis nicht genannt werden?

Ja. Die Beendigungsgründe, also wer die Kündigung aussprach und warum, dürfen gegen den Wunsch des Mitarbeitern nicht in das Zeugnis aufgenommen werden. In der Praxis enthalten über 75 Prozent der Arbeitszeugnisse die Formulierung „auf eigenen Wunsch“.

18. In meinem Zeugnis fehlen Zukunftswünsche. Ist das zulässig?

Ja. Arbeitgeber sind grundsätzlich nicht zu Zukunftswünschen verpflichtet. Allerdings ist in mehr als 80 Prozent der Zeugnisse eine solche Formulierung enthalten. Daraus kann man schließen, dass sie zumindest zu einem guten Zeugnis gehören. Fehlen sie, so kann man demgemäß auf eine schlechte Beurteilung schließen.

19. In meinem Zeugnis fehlt eine Dankes- und Bedauernsformel. Ist das zulässig?

Ja. Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, eine Dankes- und Bedauernsformel aufzunehmen.

20. Ich habe gehört, dass die Aufgabenbeschreibung nicht zu lang sein sollte. Stimmt das?

Die Leistungsbeurteilung sollte grundsätzlich mehr Text umfassen als die Aufgabenbeschreibung. Weil das Zeugnis in erster Linie eine Beurteilung ist, sollten Sie nicht unbedingt anstreben, möglichst viele Aufgaben im Zeugnis unterzubringen. Anders liegt der Fall, wenn Sie längere Zeit im Unternehmen tätig waren und Ihren Aufgabenbereich mehrfach gewechselt haben. Allerdings ist auch hier auf ein ausgewogenes Verhältnis von Aufgabenbeschreibung und Leistungsbeurteilung zu achten.

21. Ist es wichtig, dass mein gesamter beruflicher Werdegang im Unternehmen beschrieben wird, oder reicht das Nennen meiner letzten Aufgabe?

Für künftige Arbeitgeber ist es sehr interessant, wenn er den Mitarbeiter mit neuen Aufgaben betrauen kann. Auch beim Werdegang ist auf ein ausgewogenes Verhältnis zwischen der Aufgabenbeschreibung und der Leistungsbeurteilung zu achten.

22. Wie viele Seiten sollte ein Zeugnis umfassen?

Der Umfang sollte gewöhnlich ein bis zwei DIN-A4-Seiten nicht überschreiten. Dreiseitige Zeugnisse sind höchstens bei längerer Unternehmenszugehörigkeit mit mehrfachem Wechsel der Aufgaben sinnvoll.

23. In meinem Zeugnis ist ein Rechtschreibfehler. Kann ich das korrigieren lassen?

Ja, jeder Arbeitnehmer hat ein Recht auf ein von Rechtschreib-, Grammatik- und Tippfehlern freies, maschinenschriftliches Zeugnis.

24. Was mache ich, wenn das Zeugnis aus meiner Sicht zu schlecht ist?

Es ist immer sinnvoll mit dem Arbeitgeber das Gespräch zu suchen. Oftmals hat dieser nur versehentlich und ohne böse Absicht eine schlechte Formulierung gewählt. Hierbei ist es zweckmäßig dem Arbeitgeber einen eigenen Zeugnisentwurf vorzulegen. Arbeitgeber sind erfahrungsgemäß dankbar, wenn ihnen Arbeit abgenommen wurde und übernehmen oft die vorgeschlagenen Formulierungen. Sie sollten jedoch auch bedenken, dass Sie sich über die Bewertungen im Zeugnis irren können. Vorteilhaft ist daher eine professionelle Zeugnisanalyse. Mit dieser können Sie dann im Gespräch mit dem Arbeitgeber besser argumentieren. Sollten Sie sich mit Ihrem Arbeitgeber nicht einigen können, bleibt meist nur noch der Weg zum Arbeitsgericht. Die Prozesskosten sind relativ gering, da der Streitwert in der Regel ein Bruttomonatsgehalt beträgt. Für die genauen Kosten sollten sie sich an einen Rechtsanwalt wenden.

25. Mein Arbeitgeber ist insolvent. Wer kümmert sich jetzt um das Zeugnis?

Wird das Arbeitsverhältnis nach der Insolvenzeröffnung beendet, entsteht der Zeugnisanspruch gegenüber dem Insolvenzverwalter. Wird das Arbeitsverhältnis bereits vor der Insolvenzeröffnung beendet, ist der Zeugnisanspruch an den (ehemaligen) Arbeitgeber zu richten.

26. Ich war in Elternzeit. Darf das in meinem Zeugnis stehen?

Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass eine Elternzeit nur erwähnt werden darf, „ sofern sich die Ausfallzeit als eine wesentliche tatsächliche Unterbrechung der Beschäftigung darstellt“. Vereinfacht kann man dabei wohl sagen, dass die Unterbrechung dann wesentlich ist, wenn ein neutraler Leser bei Nichterwähnung der Elternzeit einen objektiv falschen Eindruck, insbesondere bezüglich der Berufserfahrung, bekäme. Kann der Arbeitnehmer trotz Elternzeit objektiv bewertet werden, darf die Elternzeit daher nicht erwähnt werden. Konkret bedeutet dies, wie auch bei Fehlzeiten durch Krankheit, dass man die Fehlzeit in der Regel erst dann erwähnen darf, wenn sie etwa die Hälfte der gesamten Beschäftigungszeit ausmacht.

Eine Ausnahme hiervon macht das Landesarbeitsgericht Köln, das in Anlehnung an das Urteil des Bundesarbeitsgerichts davon ausgeht, dass bereits eine viel kürzere Unterbrechung wesentlich ist, wenn es sich um eine „sich schnell und dy­na­misch ent­wi­ckeln­de Bran­che“, wie beispielsweise die Software-Entwicklung, handelt.

27. Ich möchte mich im Rahmen eines Kündigungsschutzprozesses mit meinem Arbeitgeber gerichtlich Vergleichen. Worauf muss ich bezüglich des Zeugnisses achten?

Keinesfalls sollten Sie lediglich „ein wohlwollendes, qualifiziertes Zeugnis“ vereinbaren. Obwohl man solche Formulierungen in Vergleichen immer noch manchmal liest, folgt dies schon aus dem Gesetz bzw. der Rechtsprechung. Auch die Festlegung einer konkreten Note ist dabei nach Ansicht des Bundesarbeitsgerichts zu unbestimmt, um ggf. aus dem Vergleich vollstrecken zu können.

Oft wird stattdessen vereinbart, dass der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber einen eigenen Zeugnisentwurf vorlegen wird, von dem dieser dann nur aus wichtigem Grund abweichen darf. Auch dies kann jedoch problematisch werden, falls der Arbeitgeber von den vorgeschlagenen Formulierungen abweicht und der Arbeitnehmer daher seine eigenen Formulierungen vor Gericht durchsetzen will. Das Bundesarbeitsgericht ist diesbezüglich der Meinung, dass sich ein Arbeitgeber damit nicht verpflichtet, den Entwurf ohne weitere Prüfung und ohne jede Änderung zu übernehmen.

Wir raten daher grundsätzlich zur Aufnahme eines konkreten, ausformulierten Zeugnistextes in den Vergleich (als Anlage).

28. Ich möchte mit meinem Arbeitgeber einen Aufhebungsvertrag schließen. Worauf muss ich bezüglich des Zeugnisses achten?

Für Aufhebungsverträge empfehlen wir (aus den gleichen Gründen wie bei gerichtlichen Vergleichen) die Aufnahme eines konkreten, ausformulierten Zeugnistextes in den Aufhebungsvertrag (als Anlage).

29. Darf ein potentieller zukünftiger Arbeitgeber meinen ehemaligen Arbeitgeber anrufen, um neben dem Zeugnis Informationen über mich zu erhalten?

Hier stellt sich insbesondere die Frage nach der datenschutzrechtlichen Zulässigkeit einer Auskunft des ehemaligen Arbeitgebers an Dritte. Anders als früher, als die Rechtsprechung noch von einer sog. „Arbeitgebersolidarität“ ausging, muss die Zulässigkeit einer Auskunft heutzutage klar verneint werden. Eine Auskunft ist nach den Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) unzulässig und zumindest ordnungswidrig (Geldbuße bis zu 50.000 Euro), in Ausnahmefällen sogar strafbar (Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahre).

Dies gilt sowohl für die Auskunftseinholung durch den potentiellen neuen Arbeitgeber als auch für die Auskunftserteilung durch den ehemaligen Arbeitgeber.